Дата створення матеріалу: 29-07-2014

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови Новотроїцької

районної  державної адміністрації

09 грудня 2014 року № 567-ос

 

 

 

 

РЕГЛАМЕНТ

центру надання адміністративних послуг

Новотроїцької районної державної адміністрації

 

І. Загальні положення

 

1.1. Регламент центру надання адміністративних послуг (далі - Регламент) визначає порядок організації роботи центру надання адміністративних послуг (далі - центр), порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

 

1.2. Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про центр та регламентом центру.

 

1.3. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному у Законі України  “Про адміністративні послуги”.

 

1.4. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється розпорядженням голови районної державної адміністрації. 

 

1.5. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для адміністратора, державного адміністратора, суб’єктів, які надають адміністративні послуги та  інших посадових осіб, які задіяні у надаванні адміністративних послуг.

 

1.6. Суб’єктом надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу, яку він надає відповідно до закону, затверджуються інформаційна і технологічна картки, а в разі якщо суб’єктом надання є посадова особа, - органом, якому вона підпорядковується.

 

1.7. Графік роботи  центру затверджується розпорядженням голови районної державної адміністрації.

 

1.8. Керівники суб’єктів надання адміністративних послуг забезпечують участь у роботі центру своїх представників відповідно до графіка, затвердженого керівником відповідного суб’єкта надання адміністративних послуг. Кількість годин прийому суб’єктів звернень має становити не більше 40 годин на тиждень, у тому числі субота – не менше шести годин. 

 

ІІ. Вимоги до розміщення інформації про центр

 

2.1. У приміщенні центру на інформаційних стендах розміщується та є загальнодоступною  наступна інформація:

 

1) найменування центру;

 

2) адреса, поштовий індекс центру; 

 

3) номери довідкових телефонів центру; 

 

4) адреса веб-сайту центру або посилання на веб-сайті Новотроїцької районної державної адміністрації,  електронна пошта центру;

 

5) структура та режим роботи центру;

 

6) перелік адміністративних послуг, які надаються через центр;

 

7) інформаційні картки адміністративних послуг;

 

8) строки надання адміністративних послуг;

 

9) бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а  також зразки їх заповнення;

 

10) банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

 

11) прізвище, ім’я, по батькові керівника центру, контактні телефони, адреса електронної пошти;

 

12) положення про центр та його Регламент. 

 

2.2. Перелік адміністративних послуг, які надаються через центр, розміщується на інформаційному стенді у зручному та доступному для суб’єктів звернення місці у зоні очікування. На приміщенні Центру обов’язково має бути вивіска.

 

2.3. Інформаційні картки та бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються у секторі інформування на стендах або стелажах у достатній кількості із вільним доступом до них суб’єктів звернення. 

 

2.4. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у центрі можуть надаватися адміністративні послуги безпосередньо такими суб’єктами.

2.5. Адміністратор Центру забезпечує вільний доступ до приміщення,  в якому здійснюється прийом суб’єктів звернень, у тому числі належні умови для доступу осіб з обмеженими фізичними можливостями.

 

ІІІ.  Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

 

3.1. Інформаційні і технологічні картки розробляються та затверджуються суб’єктами надання адміністративних послуг відповідно до Закону України “Про адміністративні послуги” та вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги, що затверджуються Кабінетом Міністрів України, а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг.

 

3.2. Зміни до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг вносяться суб’єктами надання адміністративних послуг.

 

3.3. Районна державна адміністрація, а також керівник центру можуть вносити суб’єкту надання адміністративної послуги подання щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток. Суб’єкт надання адміністративних послуг може видавати організаційно-розпорядчі акти про встановлення власних вимог щодо якості надання адміністративних послуг (визначення кількості годин прийому, максимального часу очікування у черзі та інших параметрів оцінювання якості надання адміністративних послуг).

 

3.4. У разі змін в законодавстві щодо порядку надання адміністративної послуги, суб’єкт надання адміністративних послуг  готує відповідні зміни до переліку адміністративних послуг, інформаційних та/або технологічних карток для прийняття відповідного рішення - внесення змін до цих документів згідно з вимогами законодавства та цього Регламенту або вилучення послуги з переліку і вилучення інформаційних та технологічних карток. Суб’єкт надання адміністративних послуг, яку він надає відповідно до закону, затверджуються інформаційна і технологічні картки, а у разі якщо суб’єктом надання є посадова особа, - органом, якому вона підпорядковується.

 

ІV.  Робота інформаційного сектору центру

 

4.1. Фахівець Центру надання адміністративних послуг (адміністратор)  в інформаційному секторі центру:

 

1) інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції центру;

2) консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;

 

3) надає іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення для отримання адміністративних послуг.

 

4.2. Центр підтримує роботу веб-сайту (або окремої веб-сторінки на сайті районної державної адміністрації), де розміщується інформація, зазначена у п. 2.1 Регламенту, а також інформація про місце розташування центру шляхом постійного оновлення розміщеної інформації.

 

4.3. Суб’єктам звернення, які звернулися за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг центром у спосіб, аналогічний до способу звернення.

 

V. Керування чергою в центрі

 

5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у центрі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.

 

5.2. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором центру зареєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).

 

5.3 У центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернень на прийом до адміністратора на  визначену дату  та час.  Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до  центру  та/або  електронної реєстрації на веб-сайті центру. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником центру години. У разі не з’явлення суб’єкта звернення у визначений час черга протягом 15 хвилин зберігається, а потім анулюється.

 

5.4. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

 

VІ. Прийняття заяви та інших документів у центрі

 

6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги  (далі  - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в центрі.  

 

6.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України  “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.

 

6.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у центрі особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або в передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

6.4. У разі коли вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

 

6.5. Адміністратор центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей  або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу  в їх усунені.   

 

6.6.  Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

 

6.7.  Адміністратор центру складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.

 

6.8. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора центру, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення електронного документообігу - в електронній формі.    

 

6.9. Адміністратор центру під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також  спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто,  засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі. 

 

6.10. Адміністратор центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів. 

 

6.11. У разі коли  вхідний пакет документів  отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів  електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку.  

 

6.12. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор центру формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі  потреби здійснює її копіювання та/або сканування.

 

6.13. Інформацію про вчинені дії адміністратор  центру вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги. 

 

VІІ. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

 

7.1. Після вчинення дій, передбачених розділом 6 цього Регламенту, адміністратор центру зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка у листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.

 

7.2. Передача справ у паперовій формі від центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється в порядку, визначеному районною державною адміністрацією, але не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом доставки  працівником центру, надсилання від сканованих документів з використанням телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.

 

7.3. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу,   прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.

 

7.4. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника центру.

 

7.5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

 

1) своєчасно інформувати центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

 

2) надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора центру про хід розгляду справи.

 

У разі виявлення факту  порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор центру невідкладно інформує про це керівника центру.

 

VІІІ. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

 

8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до центру, про що зазначається в листі про проходження справи. 

 

8.2. Адміністратор центру невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.

 

8.3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках,  передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

 

Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зберігається в матеріалах справи.  

 

8.4. У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в центрі, а потім передається для архівного зберігання.

 

8.5. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор центру реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів  та передає його суб’єктові звернення.

 

8.6. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах  повноважень  адміністратори і керівник центру.

 

8.9. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій  (копія) та/або електронній формі (відскановані документи) формі, зокрема заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші документи, визначені районною державною адміністрацією, зберігається у центрі.

Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги. 

 

 


Корисні посилання

Рiк англ мови